«Удаленно — не значит в халате на диване». Как сохранить продуктивность дома

Компании всего мира находятся в поиске способов организации эффективного рабочего процесса в условиях удаленки. Как всегда быть в курсе, чем занимается команда, каждый ли сотрудник замотивирован и как компенсировать недостаток общения, NN.DK.RU в прямом эфире рассказали предприниматели с опытом работы в хоум-офисе. Партнером онлайн-конференции стал банк «Центр-инвест».

Никакого нытья, чат для болтовни и внутренняя Википедия

Ева Кац — сооснователь рекламного агентства Digital Bands и CEO школы Digital Bandito. Команда компании распределена по всему миру: в России, Украине, Израиле и Китае.

— Методом проб и ошибок мы придумали свои правила организации удаленной работы:

Любой человек может подключиться к работе в любое время и понять задачу. Для этого не нужно «дергать» людей в чатах, кому-то звонить и т. д. Все системы выстроены так, чтобы у сотрудников был доступ к нужным материалам. Новый сотрудник сразу получает письмо «Первые шаги новичка» с рассказом о том, как все устроено. Если мы видим, что человек начинает задавать вопросы, не заглядывая в эту шпаргалку, мы мягко его туда направляем. Это позволяет экономить время друг друга.

Постановка задач происходит в такс-менеджере, мы работаем в Asana по правилу «сделано». Любая задача должна быть описана с точки зрения конечного результата.

У нас есть отдельные документы с описанием процессов. И если мы видим, что что-то пошло не так, обсуждаем и вносим изменения в процесс.

По каждому проекту у нас есть чаты в Телеграме, а также отдельный чат для болтовни. Он был создан специально, чтобы люди могли расслабиться, туда можно выкладывать видео, музыку, делиться информацией. В чатах проектов есть правило: не ныть. Критикуешь — предлагай.

Таким же образом мы собрали правила команды. Мы стараемся беречь время друг друга, но при этом всегда помогать. У нас здоровая, дружественная атмосфера, но при этом все работают.

Несмотря на то, что команда удаленная, все сотрудники всегда готовы к онлайн-конференции. То есть удаленно — не значит в халате на диване.

У сотрудников есть лимит рабочего времени. Мы стараемся следить, чтобы они не перерабатывали, отдыхали вечером и в выходные. Я большая сторонница «кислородных» дней, когда люди полностью выключаются из процессов. Если я понимаю, что у кого-то начинается выгорание, мы смотрим, как его разгрузить.

Мы также подсчитываем часы «чистой» работы, без учета времени на скроллинг соцсетей и другую прокрастинацию. Я начала с себя: было ощущение, что я очень много работаю, и это когнитивное искажение мешало. Я начала считать часы «чистого» рабочего времени, и увидела, что не так уж сильно перерабатываю. Кроме того, это помогает понимать, сколько времени команда тратит на разные проекты и расставлять приоритеты. Информацию по рабочему времени присылает мне вся команда каждый понедельник. Я вижу, что было сделано и сколько потрачено времени.

В качестве эксперимента в еженедельном отчете также появилась графа «Пожелания», где человек может написать, что он хотел бы внедрить или изменить в работе. И если сотрудник никогда ничего не хочет менять, для меня это тревожный знак.

Кроме того, еженедельный отчет предусматривает оценку эффективности. Это опять же помогает вернуться к осознанности. Ментальность русских людей — нытье в курилках. Хочется, чтобы люди больше задумывались, а действительно ли они эффективны.

Также есть графа для оценки настроения и радости от работы. Сначала я думала, что там все будут врать и постоянно ставить «пятерки», но это оказалось действенным инструментов. И если оценка низкая — мы обсуждаем с сотрудником, что не так.

Какие инструменты мы используем:

1. Notion. Инструмент используем как большую базу данных, блокнот для всего. Все процессы, правила, подсказки — в нем.
2. Asana. Такс-менеджер с канбан-досками, чек-листами, обсуждениями и проектами. Личные задачи и задачи агентства в таск-листах. Нет таска — нет задачи.
3. Toggle. Программа учета «чистого» рабочего времени. Время считаем по проектам. Человек видит, какая у него реальная загрузка. Это помогает видеть затраты по проектам. Но еще важнее — люди не считают прокрастинацию за рабочее время и видят настоящее положение вещей.
4. Google Docs. Отчеты, быстрые тексты и документы для редактирования.
5. Чаты в Телеграм. В чате команды есть «дежурства», когда один человек в течение недели делится любимым контентом.
6. Карты Mirro. В виртуальных картах удобно обсуждать стратегии и набрасывать идеи, голосовать, придумывать.
7. Zoom. Все видео-конференции проводим в нем. Можно показать экран, записать разговор, подключить чат и участников.

Мотивация в условиях удаленки

Данила Жаров — основатель платформы для обучения и мотивации персонала Motivity:

— Как показывает наша практика, страх, что дистанционная работа и диджитал-инструменты — это только для молодых ребят, необоснованный. С одной стороны, сейчас нет никаких проблем изучить их и начать что-то делать. Но у такой мобилизации есть и обратная сторона — возможность выгореть. Важно соблюдать баланс между работой, активность и отдыхом.

Я предприниматель уже 12 лет, и это третий кризис, который я вижу. Но он отличается от всех остальных: этот кризис изменит наши отношения с клиентами и командой. Взгляд на то, как можно коммуницировать, меняется. Инструменты, которые попробовали во время самоизоляции, мы успешно унесем дальше в жизнь, когда вылезем из своих норок.

Например, недавно мы провели наш первый корпоратив дистанционно: подключились в Zoom, выпили и пообщались. Этот корпоратив не стоил ничего, но был также важен для команды, как праздник за миллион.

Согласно опросам, 55% сотрудников выбрали свое место исходя из уровня оплаты. Но есть и другие причины: идея и созидание, достижения и вызов, команда, интерес, процесс и развитие. Не забывайте, что примерно половина вашей команды — люди, которые выбрали вас не потому, что вы платите хорошие деньги. Они выбрали вас по какой-то другой причине, и эту причину нужно понимать и оправдывать.

Вспомним пирамиду Абрахама Маслоу: физиология, безопасность, уважение, причастность, самореализация. На самом деле изначально она была иерархией, и в действительности важна каждая из ступеней. Необходимо достигнуть минимальный уровень на нижней, чтобы двинуться дальше. В принципе не удовлетворить свои базовые потребности сегодня сложно, потому что общество научилось заботиться о нас и помогать. Поэтому когда молодые поколения приходят на работу, вопросы физиологии и безопасности они игнорируют, для них удовлетворение этих потребностей само собой разумеется.

И уже сегодня люди начинают штурмовать эту пирамиду с позиции уважения. Никто не пойдет на работу, где на тебя кричат. Все хотят уважения, и легко меняют работу, если его не находят. Молодые поколения также нуждаются в причастности к чему-то большому: классному делу, бренду. И все хотят самореализоваться.

Сейчас часто сетуют, что молодежь ни за что не держится, легко и часто меняет работу. Дело в том, что эти люди уже на старте хотят получить то, что, как нам кажется, нужно заслужить.

Как перестроились банки?

Помощник председателя правления банка «Центр-инвест» Наталья Алябьева рассказала, как банки работают в новых условиях:

— Тема коронавируса подогрела интерес ко всем дистанционным каналам обслуживания. Клиенты вынуждены минимизировать контакты и перешли к диджитал. И банки экстренно ответили на эти запросы, потому что это та отрасль, которая не может не работать. Это ускорит трансформацию банковского сектора и даст банкам новые возможности. А клиенты могут сохранить новую привычку и после окончания пандемии.

Каждый клиент, оказавшийся в непростой ситуации, может рассчитывать на индивидуальный подход. Банк выполняет свои обязательства в полном объеме и делает все необходимое, чтобы обеспечить непрерывную работу. Банки принимают меры, чтобы минимизировать негативные финансовые последствия для клиентов: активное взаимодействие с клиентами через новые каналы связи, забота о здоровье клиентов и сотрудников, кредитные каникулы и отсрочки.

С исчезновением привычного офиса пропадает атмосфера

Ярослав Савин, Founder KidsCampsFinder, ex-CEO сети магазинов Under Armour, лагерь ФК «Барселона»:

— А всем ли плохо от изоляции? Скорее всего, есть целые отделы, которые только рады. Недавно главный бухгалтер мне сказал, их тоже перевели на самоизоляцию, и теперь условия работы идеальны: тишина, никто не дергает, можно спокойно делать свою работу.

Однако с исчезновением привычного офиса пропала атмосфера: больше нет возможности поболтать с коллегами за чашечкой кофе. Воссоздать атмосферу офиса помогут регулярные созвоны в Zoom или Skype, приложение Waki Talkie через смартфон, виртуальные обеды или ужины с командой, отдельные чаты для разгрузки.

Мотивировать сотрудников позволяют утренние планерки, ежедневное наставничество для каждого сотрудника, мозговые штурмы и приглашение консультантов на онлайн-встречи.