«Бюджет надо пополнять, и весь бизнес у налоговой на карандаше». Как обезопасить себя?

Большинство предпринимателей в сегодняшней кризисной ситуации сосредоточены на выживании и вопросах, как платить зарплаты и аренду, организовать работу в новых условиях и сохранить свое место на рынке. Кажется, что о налогах сегодня можно не думать. Почему это не так, рассказывает управляющий партнер НПК «СТАТУС» Ксения Фролова:

— До 31 мая, а может и на больший срок, приостановлены выездные проверки. И кажется, вот оно! Настало то время, когда бизнес остался без контроля. Да и так проблем у предпринимателей хватает. Что делать с выплатой заработной платы, когда объемы реализации сокращены или вообще упали, а удаленная работа не приносит должных результатов? Значит, настало время  по максимуму сократить налоги, пусть даже наиболее рискованными способами?
Так думает каждый второй, а может и каждый первый бизнесмен.

Но коронавирус не навсегда, кризис тоже закончится  и что дальше? Самое главное — никто не отменял камеральные проверки, налоговые инспекции продолжают работать, соответственно, высылать и требования о предоставлении документов. Даже проводят дистанционно допросы. В настоящий момент все силы брошены на анализ деятельности налогоплательщиков, чтобы по окончанию моратория быть во всеоружии.

За период самоизоляции и отложенных платежей по налогам надо будет чем-то наполнять бюджет. Поэтому после самоизоляции у налоговых органов на карандаше окажется масса предприятий, к которым уже никто не применит щадящих мер.

Но спад в работе — это хороший способ более серьезно и вдумчиво подойти к налоговой безопасности сделок. Мы предлагаем следующий алгоритм действий:

Во-первых, создайте внутреннее положение о проверке контрагентов. Во-вторых, закрепите разделение клиентов на три группы: 1) постоянные, крупные и общеизвестные; 2) небольшие контрагенты и 3) малоизвестные и разовые. В-третьих, сформируйте юридическое дело контрагента.

В юридическое дело должны войти следующие документы:

1. Информация о способе получения информации о контрагенте (распечатка рекламы в СМИ, рекомендации партнеров, сайт контрагента, служебная записка менеджера об источнике сведений о контрагенте).

2. Выписка из ЕГРЮЛ (в т.ч. распечатка с сайта nalog.ru вкладка «Проверь себя и контрагента»). Дата должна быть более ранняя, чем дата заключения договора (контур-фокус позволяет получить выписку на любую дату задним числом).

3. У вас обязательно должна быть копия доверенности лица, подписывающего документы от имени контрагента.

4. Копия приказа о назначении руководителя контрагента, паспорт директора, устав контрагента.

5. Свидетельство о государственно регистрации контрагента в качестве юридического лица или ИП и постановке на налоговый учет юридического лица.

6. Распечатка сведений о регистрации контрагента — юридического лица по «массовому адресу» (сайт nalog.ru вкладка «Проверь себя и контрагента»).

7. Договор аренды, подтверждающий фактическое местонахождение контрагента, если контрагент — юридическое лицо зарегистрирован по «массовому адресу».

8. Заверенная банком (нотариусом) копия карточки с образцами подписей и печати (банковская карточка).

9. Копии лицензий (при наличии).

Кроме того, необходимо сделать распечатку оборотов с поставщиками, отсортировать по убыванию оборотов и начать формировать комплекты документов; проверить наличие кредиторской задолженности, если часть кредиторов «мертвая», то возможно есть письмо, что эта задолженность была ранее переуступлена; подготовить дополнительную информацию по некоторым (сомнительным) сделкам

Дополнительные методы подготовки юридического дела контрагента:

1. Сделайте фото и видеосъемку приема товара, услуг. Это 100% доказательство, даже если ваш контрагент будет отказываться от сделки.

2. Соберите скриншоты сайтов контрагента, писем, ксерокопии коммерческих предложений. Скриншоты переписки в мессенджерах. Это может показаться смешным, но все эти меры неоднократно проработаны на практике.

3. Проведите легендирование сделки:

• формирование логической цепочки взаимоотношений между организациями при финансово-экономической деятельности;
• движение товара между продавцом и покупателем;
• его хранение и переработка;
• проработка взаимоотношений с каждым участником сделки.

4. Проверьте наличие первичных документов. Если их вдруг не окажется, то восстановите их.

5. Одним из важных доказательств реальности спорной сделки является дальнейшее использование сомнительного товара в организации. Поэтому необходимо заранее формировать документы по списанию материалов в производство, формировать путевые листы.

6. Продумать экономический смысл приобретения услуг.

7. Если поставленного товара или материалов нет на складах (мы называем это виртуальными остатками), то заранее подготовить контрагента, которому вы в случае проверки успеете передать этот товар на комиссию, тем самым вы обоснуете отсутствие данного товара у вас на складах.

Все этим методы отработаны на практике, весь этот алгоритм участвовал уже не в одной выездной налоговой проверке. Кому-то это даже помогло избежать налоговых проверок.