БЛОГ: "Компании стали рекомендовать технического партнера своему ивент-агентству"

Директор прокатной компании "АРТон-НН" Артем Статин:

На одном из последних семинаров, которые я посетил, управляющий партнер компании «Сащенко и Партнеры. Ивент консалтинг» Наталья Сащенко, настойчиво учила коллег по ивент-рынку жестко контролировать своих подрядчиков в рамках управления рисками на своих мероприятиях. О, как она была права! Тема управления рисками сегодня актуальна как никогда. Организатор любого мероприятия, будь это деловой обед,  дилерская конференция или корпоративный фестиваль несет массу рисков: репутационные, финансовые, временные.  На самом деле часто организатор сам не понимает, как много опасностей его подстерегает, когда он готовит тот или иной проект. И да, его может обмануть подрядчик. Это приведет к краху надежд: невозможности достигнуть цели, финансовым убыткам или потере ценного клиента или партнера.  Подрядчика нужно жестко контролировать - это бесспорно.

На том семинаре один вопрос остался без ответа, который я очень старался задать, но он не был услышан: «Как может заказчик контролировать работу подрядчика, если он сам некомпетентен в вопросе?»  Некомпетентен настолько, что зачастую старательно пытается загубить свой проект, не понимая этого.

Когда компания понимает, что ей нужно, чтобы сотрудники лучше разбирались в какой-то теме, она отправляет их обучаться или нанимает консультантов. Эта общепринятая практика для крупных компаний. Консультант может быть одним лицом, а может быть компанией. В случае с ивент-рынком – это либо рекламное, либо ивент-агентство. Практически всегда агентство готово взять на себя ответственность за реализацию технической стороны вопроса, найти подрядчиков по оборудованию, осуществить контроль за ними. К сожалению, здесь кроется один очень страшный риск – в «штате» у ивент-агентств и, особенно рекламных агентств, практически никогда нет профессионального технического менеджера, способного грамотно оценить объемы и качество работ, выбрать правильные средства для достижения тех или иных целей заказчика. Мало того, в договоре между заказчиком и агентством, риски, связанные с техническим обеспечением, не прописываются. Конечно, на рынке есть опытные ивенторы, которые «собаку съели» на работе с подрядчиками, прошли за свою карьеру много проблемных случаев и знают, как решать проблемы. Но хочет ли заказчик быть очередным «подопытным кроликом», на мероприятии которого возникнет новая,  уникальная проблема?

Агентство нанимают, чтобы снять с себя груз ответственности и сэкономить время и деньги. Заказчик пишет бриф, ставит цели и задачи, агент уже все исполняет.  Тем не менее, многие крупные компании все чаще стали выбирать себе сами технического партнера и уже его рекомендовать своему агентству.  Это происходит потому, что такие компании провели уже не один десяток ответственных мероприятий и «набили шишек».  Они понимают, что когда дело упирается в сложные технические дебри, агентство просто разводит руками и обращается к подрядчику, чтобы он скорее решил проблему.

Возникает вопрос: «Как сэкономить время принятия решения по исправлению возникших проблем?» Ответ - работать с техническим подрядчиком напрямую, тем более это  еще и дешевле.

Казалось бы, что на этом можно и закончить рассуждения.  На самом деле это не совсем так. Во-первых, работа с одним подрядчиком противоречит системе тендеров. Во-вторых, заказчик, таким образом, ограничивает себя в возможности работать со всем широчайшим набором технических решений, существующем на рынке, так как один подрядчик не может иметь все и в достаточном объеме.  В-третьих, менеджер одной прокатной компании редко когда станет давать советы и рекомендации по тому комплекту, с которым он не работает и не владеет им.

Выход – технический консалтинг. Это новая на рынке услуга, позволяющая быть уверенными, что проекты с точки зрения технической реализации будут под полным контролем профессионалов. Осуществляется консалтинг двумя путями. Первый – найм на проект профессионального технического менеджера, который еще на этапе создания идеи подключается к работе над проектом, разрабатывает технический план и, самое главное, правильный бриф, по которому клиент может уже провести конкурс на выполнение работ по техническому обеспечению мероприятия. Второй – это семинары или обучение внутри компании, если сотрудников, занятых делом организации событий, в компании много, есть отделы рекламы, HR, маркетинга и тп.

Для Москвы подобная форма работы уже давно стала нормой. Можно нанять фриланс-менеджера, который проведет проект с технической стороны от имени заказчика.  Как эксперт, я настоятельно рекомендую пользоваться такими сервисами. В условиях растущей сложности проектов, их масштабности и фееричности, очень важно уметь хеджировать риски, и найм технического менеджера обязательно поможет в этом.