Как использовать инструменты цифровизации бизнес-процессов по управлению персоналом

Илья Тряпицын, директор по продуктам Olprime, рассказывает о современных инструментах цифровизации бизнес-процессов по управлению персоналом.

Сотрудник — самый ценный ресурс в компании. Особенно сейчас,  в условиях штормящего рынка труда, низкой безработицы и отъезда большого количества специалистов из России. Хорошая и слаженная команда может стабильно приносить высокую прибыль, а налаженное обучение свежих сотрудников позволит компании масштабироваться.

Но в реальности, сохранять высокую лояльность сотрудников на всем протяжении их работы в компании очень сложно, а новые сотрудники обучаются из «уст в уста» не имея какой-либо наработанной и структурированной базы знаний. Из-за этого, бизнес теряет как опытных сотрудников, так и несет убытки из-за плохо обученных «новичков».

Поэтому компаниям сейчас как никогда важно уделить внимание цифровизации своих бизнес-процессов по управлению персоналом.

Мы можем выделить основные моменты, где бизнес сталкивается с проблемами в этой сфере:

• обучение персонала;
• регламентация рабочего процесса;
• выстраивание прозрачной понятной системы мотивации;
• контроль сотрудников;
• поддержание производительности на условиях удаленного или гибридного графика работы.

Практический опыт работы компании Olprime показывает, как можно применять инструменты цифровизации для оптимизации всех этих процессов.

Обучение и регламентация

Большинство клиентов, с кем мы работали, имели схожие проблемы в этом направлении:

• отсутствие оцифрованной базы знаний;
• отсутствие нормальной организации и структурирования информации;
• отсутствие либо плохо прописанные должностные инструкций и регламенты;
• отсутствие тестирования новых сотрудников и процессов повышения квалификации.

Настройка данных процессов кажется очевидным, но создание единой структуры обучения и тестирования, которая бы работала как часы, на самом деле нетривиальная задача.

Чтобы построить базу знаний и сформировать регламентацию, прежде всего необходимо оцифровать все текущие бизнес-процессы в компании. Это необходимо для структуризации всех знаний и процессов по которым живет предприятие. Как это делается?

По заранее подготовленному для ниши клиента чек-листу, необходимо пройти все этапы движения заказа от момента его поступления с любого канала коммуникации до подписания акта выполненных работ. На основании ответов ответственных лиц со стороны компании Заказчика моделируется BPMN-схема для наглядной визуализации всех процессов. Блок-схема строится в специальных инструментах, мы используем Bizagi или Diagrams.net. Данные инструменты простые  и быстрые, а основного функционала достаточно для большинства запросов бизнеса. Движение заказа по процессу отображено с помощью указателей и разветвлений.

 

Часть BPMN-схемы для производственной компании

Каждый отдельный этап в процессе раскрывается подробным описанием работы с заказом. Официальные регламенты, оформленные на бумажном носителе, которые так ценят наши знакомые производственные компании, оформляются согласно требованиям трудового законодательства и подписываются всеми без исключения сотрудниками на предприятии.

Для того, чтобы каждый сотрудник мог, читая текстовый вариант, вспомнить, какие действия необходимо провести в специальной программе создается База Знаний с индивидуальными видеоматериалами для каждой компании, для каждой должности в компании. Доступ к редактированию материалов есть только у ответственного сотрудника.

База Знаний должна своевременно обновляться и дополняться при изменении процессов в компании, этот процесс можно делегировать хорошему подрядчику.

Организованная База знаний для одного из наших клиентов

Организация рабочего процесса

Современный бизнес так или иначе работает в каких-либо программных системах: CRM, ERP, чаты, самописное ПО или таблицы Excel. По нашему опыту, большая часть компаний прибегают к самостоятельной настройке этих систем. Из-за отсутствия опыта, делают они это кое-как: десятки мало связанных таблиц, руководители ведут записи на бумажке, потом вручную сводят статистику, теряют информацию, взаимосвязь между отделами происходит в десятках чатов и найти что-либо не представляется возможным.

Инструментарий CRM/ERP, того же Битрикс24, позволяет упростить все эти процессы и связать их воедино.

Самые распространенные процессы, которые мы настраиваем:

• начало и конец рабочего дня с подробными отчетами для руководителя
• работа с почтой и чаты с коллегами;
• формирование документов на подпись (система напрямую связана с 1С (или другими системами), так что не надо заходить в дополнительные окна);
• push-уведомления производству, что необходимо взять в работу и до какого срока выполнить задачу;
• сортировку списка задач от важной к наименее приоритетной;
• и многое другое.

Сотруднику гораздо удобнее работать в такой системе. Регламенты дают ему четкое представление о его задачах, а единая база знаний позволяет развиваться сотруднику на любом этапе экспертности. Это формирует четкую и понятную мотивацию для работы в вашей компании.

Контроль сотрудников

База Знаний, регламенты, мотивация  - это хорошо. Но любому руководителю необходим контроль над рабочим процессом его отдела или компании целиком.

При помощи различных инструментов, можно настроить систему контроля и уведомлений. На каждом из этапов работы, при срыве сроков ответственному руководителю на почту, push-уведомлением в приложение или прямо в мессенджер (любой: WhatsApp, Telegram) приходит уведомление о необходимости подключиться к процессу и проконтролировать. Настройки очень гибкие, кастомизируются под каждую компанию и каждого руководителя.

В конце дня/недели/месяца формируется автоматический отчет об эффективности работы отдела и отправляется на почту в красивом диаграммном формате, или в формате Excel.

Месячный отчет по эффективности отдела и источниках заявок

Настроить отчет можно детально под каждый отдел и задачи. Их можно формировать по любым показателям, которые можно оцифровать и отслеживать в компании

Топ-менеджмент, или собственник компании всегда имеет доступ к основным и значимым цифрам, с помощью которых и принимаются основные решения в среднем и крупном бизнесе. Дашборд компании Яндекс имеет открытый исходный код и бесплатный в использовании. При должном знании SQL можно формировать автоматические карты, тепловые карты и любую статистику делать проще для восприятия и понимания.

Так выглядит дашборд в Yandex Datalens

У руководителя есть возможность в режиме реального времени получать необходимые цифры, считать и прогнозировать показатели, что позволяет моментально реагировать на изменения и эффективнее управлять.

Работа HR отдела

Для автоматизации работы HR отдела есть возможность использовать самостоятельные решения, работающие в связке с CRM/ERP системами для упрощения внутрикорпоративного документооборота. Решение имеет разные конфигурации и подойдет для любой компании, закроет множество рутинных и уязвимых мест в процессах, сделает их проще или полностью автоматическими.

Система в которой работает HR-специалист

В условиях жесткого кризиса каждому бизнесу просто необходимо адаптироваться и стараться максимально повышать свою эффективность.

Организация бизнес-процессов по работе с персоналом — это возможность сократить лишние расходы, возможность получить лучших специалистов, возможность найти новое направление на расширение и страховку от полного развала бизнеса из-за потери ключевых сотрудников. Вы можете работать по старинке, но тогда вас обгонит кто-то более амбициозный и смелый, который понимает ценность автоматизации и цифровизации всех этих процессов.

Реклама Olprime, ERID: LjN8KcM9v