Пять правил взаимодействия с бухгалтерией, которые сберегут ваши деньги и нервы

Замечали, как часто бухгалтерия существует обособленно от остальных подразделений? А руководитель компании и не пытается вникнуть ее работу, целиком передав учет главному бухгалтеру. С одной стороны, это действительно очень специфическая область знаний.

Изучение бухгалтерского и налогового учета потребовало бы много времени, которого у руководителя попросту нет. Делегировать задачи профессионалу в этом случае – абсолютно верное управленческое решение. С другой стороны, в работе с бухгалтерией руководитель сталкивается с проблемами, которые тормозят развитие всей компании. А сотрудники тем временем жалуются на «тиранию главбуха». Наверняка каждый хоть раз в жизни слышал возмущенные возгласы бухгалтера: «Нет первичных документов!», «Не хватает счета-фактуры!», «Не могу составить отчет – где закрывающие документы?!».

Директор «1С-Поволжье» Владислав Белов  более 30 лет занимается продажей программ для учета и за этот срок успел поработать не с одним бухгалтером: как в качестве сотрудников, так и в качестве клиентов. В разговоре с NN.DK.RU он поделиться своим опытом, как выстроить отношения с бухгалтерией так, чтобы ваша совместная работа была эффективной и максимально спокойной.

Ключевые ошибки во взаимодействии с бухгалтерией. Как их избежать?

— Для начала определимся, зачем вам вообще бухгалтер? Кажется, что если раньше главбух имел в компании непререкаемый авторитет и считался правой рукой собственника, то теперь бухгалтерию воспринимают как «обслуживающее подразделение» и не торопятся выполнять ее требования. Предположу, что причина в том, что руководители сами не всегда четко понимают, чего ждут от бухгалтера и что входит в область его компетенций.

Традиционно перед бухгалтерией стоят две основных задачи, из которых проистекают все остальные:

1. Своевременно предоставлять корректную информацию для контролирующих органов.
2. Готовить для собственника оперативные и достоверные отчеты.
   Хотя по поводу второго уже можно поспорить – сейчас чаще решения принимаются на основании не бухгалтерского, а оперативного учета.

Бухгалтерия оберегает компанию от проверок и штрафов и является опорой в принятии управленческих решений. Понятно, что именно к главному бухгалтеру у руководителя будет больше всего вопросов, ожиданий и требований. При этом, важно помнить, что в малом и среднем бизнесе ответственность за деятельность компании, отчетность и различные отчисления несут два человека – руководитель компании и главный бухгалтер.

И здесь нас подстерегает главная ошибка, угрожающая взаимоотношениям руководителя и главбуха. Зачастую руководитель думает, что главбух за все «отвечает головой», но это вовсе не так.

Если с главным бухгалтером не заключен договор о полной материальной ответственности, эту самую ответственность он с руководителем не разделяет.

И довольно беспечно целиком полагаться на действия наемного сотрудника в надежде, что он не подставит вас под удар.

Не ставить задачу перед главбухом – частая ошибка руководителей, которая ведет к непониманию, нервам и убыткам. Главбух будет выполнять ту роль, которую вы отведете ему сами. А если руководитель ничего не сказал, главбух поймет ее так, как ему выгодно. Поэтому полностью отстраняться деятельности бухгалтерии нельзя ни в коем случае. Понятно, что главный бухгалтер сам не предложит взять на себя дополнительную ответственность. Не будет сам себе писать должностные инструкции. А малый и средний бизнес тоже не слишком об этом задумывается – некогда, деньги надо зарабатывать.

И как бы ни были велики ожидания руководителя, список функций главбуха давно известен – и он короток и ясен:

• руководство бухгалтерией;
• организация учета финансово-хозяйственной деятельности компании;
• ведение бухгалтерского и налогового учета;
• контроль над оформлением документов;
• составление бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности.

Как же быть?

Четко определить обязанности главбуха и заключить с ним договор о полной материальной ответственности. А лучше заключить договор с проверенной компанией, которая несет ответственность по штрафам и пеням – например, у партнеров фирмы «1С», которые нанимаются 1С:БухОбслуживанием.

Это не только лишит вас головной боли с отчетностью, но и позволит существенно сэкономить. Судите сами: главбух в штате обойдется вам в 50–60 тыс. рублей. При этом собственники бизнеса, пытаясь сэкономить на найме специалистов, вынуждают главбуха заниматься задачами, не входящими в сферу его компетенции: кадровыми, юридическими, менеджерскими вопросами. И все это – в ущерб своим прямым должностным обязанностям.

Стоимость главбуха на аутсорсе – порядка 5 тыс. рублей в месяц. И заниматься он будет только тем, чем надо. Вы же можете взять штатного бухгалтера за 30 тыс. рублей и обозначить с ним какой угодно фронт задач. А вот отчетность ваша останется в надежных руках.

Руководители крупных предприятий нередко совершают и другую ошибку, пытаясь привлекать главного бухгалтера для решения задач на уровне финансового директора. А финдиректор занимается совсем иными вещами:

• стратегическим финансовым и налоговым планированием;
• анализом финансово-хозяйственной деятельности и разработкой финансовой политики;
• контролем работы бухгалтерии, экономического и финансового отделов;
• поставкой управленческого учета и выполнением ряда других функций.

У подавляющего большинства бухгалтеров нет достаточных компетенций, чтобы справиться с этими задачами. И если они вынуждены их выполнять, это плохо отражается на взаимоотношениях с руководителями компаний. Руководителям малых и средних предприятий, которые не могут содержать в штате профессиональных финдиректоров, стоит понимать, что главбухи смотрят на все как на свершившийся факт, да и сам бухучет построен на информации о прошлом.

Логика финансового учета противоречит логике бухгалтерского. Поэтому качество работы штатного или внештатного специалиста оценивается:

• порядком в бухгалтерском и налоговом учете;
• своевременностью представления отчетности;
• успешностью прохождения налоговых проверок.

Странно требовать от главбуха финансовой аналитики и стратегического планирования.

Впрочем, на репутации профессии главного бухгалтера негативно отразились и действия их самих. Нередки ситуации, когда, не имея достаточной квалификации и опыта работы, специалисты устраиваются на должность главбуха. У них в 90% случаев происходят ошибки, за которыми следуют штрафы и восстановление бухгалтерского учета. И это негативно сказывается на финансовом положении предприятия.

Репутацию бухгалтеров заметно испортили и недобросовестные бухгалтерские и аудиторские компании, которые набирают недостаточно квалифицированный персонал по оказанию бухгалтерских услуг. Поэтому я всегда рекомендую обращаться к компаниям, имеющим подтверждение своих компетенций – официальным партнерам фирмы «1С».

5 правил взаимодействия с бухгалтерией, которые сберегут ваши деньги и нервы.

Руководитель часто сталкивается с проблемами в управлении и общем взаимодействии со своей бухгалтерской службой. Можно ли их избежать? Вряд ли. Но их точно можно предупредить и решить.

Я сформулировал 5 несложных правил, которые позволял вам эффективно выстроить работу со своим главбухом. Можете использовать их как чек-лист – это не займет много времени, но, уверен, принесет ощутимую пользу уже завтра.

Правило 1. Объясните главбуху, чего вы от него ждете, и зафиксируйте это в договоре

Большинство конфликтов происходит от недопонимания между людьми. В рабочих отношениях это может проявляться по-разному: руководитель думал, что задача быстрая, а сотрудник ощущает ее иначе; сотрудник считает, что руководитель понимает его нагрузку, а тому кажется, что подчиненный слишком расслабился; руководитель хочет одного, а сотрудник дает ему совсем иное, и при этом тратит на это иное массу времени и сил… Чтобы этого избежать, оговорите с главбухом свои ожидания от его работы и убедитесь, что он вас понял. А для начала, определитесь с ними сами. Например:

- Вести учет в соответствии с требованиями законодательства РФ, следить за изменениями законодательства и корректировать свою работу в соответствии с ними.

- Грамотно организовывать работу с контролирующими органами.

- Предлагать пути финансовой оптимизации и экономии.

- Уметь объяснить руководителю простыми словами тонкости бухгалтерского учета.
- Быстро предоставлять понятные, достоверные отчеты без лишней воды и (это важно!) лишних подробностей.

Подавляющее большинство руководителей не может сформулировать свои ожидания. Что еще страшнее – они не фиксируют их в договоре.

Я ожидаю, что бухгалтер будет осознавать, что от того, насколько качественно он ведет бухгалтерский учет, может зависеть выживание организации. Что он будет осознавать, что его работа очень важна, т. к. управление организацией без корректных данных можно сравнить с ездой на автомобиле с поднятом капотом и без приборов. Что он будет упрощать свою работу путем автоматизации и правильной организации работы. 

В том числе я ожидаю, что он будет требовать от других качественного и своевременного исполнения работы. А если по чьей-то вине бухгалтер не может хорошо исполнять свои обязанности, то я рассчитываю, что он будет информировать меня о возникших проблемах, чтобы я мог уладить их.

Нужно постоянно помнить, что может и чего не может делать главный бухгалтер – об этом мы уже говорили выше. Очень важно провести разграничения между бухгалтерской и финансовой службами. В крупной компании, где работают обе эти службы, это сделать легче, подчинив главбуха либо непосредственно руководителю, либо финансовому директору.

Правило 2. Изучите основы бухгалтерского учета. И не нарушайте правила сами

Мой опыт подсказывает, что если руководитель хочет держать руку на пульсе своего бизнеса, ему придется изучить хотя бы основы бухгалтерского учета. Понимать, что происходит с вашими деньгами – это основа любого бизнеса.

Но мало понимать. Важно самому не нарушать изученные принципы. Будьте примером для своих сотрудников.

Первое, что следует взять за правило – весь учет хозяйственной деятельности организации ведется исключительно на основе имеющейся первичной документации, т.е. все сделки, которые привели к поступлению или списанию денежных средств должны быть в обязательном порядке документально подтверждены. Конечно, бухгалтер в праве по вашему распоряжению включить данные из электронной копии документа, но помните – это не избавляет вас от обязанности получить оригинал этих документов.

Еще один тонкий момент, если вы вдруг предоставите завалявшиеся документы за предыдущие периоды, то это повлечет за собой определенные манипуляции со стороны бухгалтера, составление и сдачу корректирующей отчетности. Вряд ли он скажет Вам за это спасибо!

Помним, что закрывающие документы для составления бухгалтерской и налоговой отчетность рекомендуется предоставлять регулярно, в течение всего периода (чтобы не составлять отчетность в авральном режиме):

• годовую до 20 марта;
• квартальную до 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом (апрель, июль, октябрь, январь).

Отчетность в пенсионный фонд и фонд социального страхования рекомендуется к формированию:

• годовая до 5 февраля;
• квартальная до 5-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

Итак, когда мы разобрались с первичными документами и все правильно предоставили для проверки нашему бухгалтеру, пришло самое время согласовать отчетность.

Перед тем, как подписывать отчетность позаботьтесь о том, чтобы с ней ознакомиться. Даже если вы плохо разбираетесь в бухучете, попросите бухгалтера или обслуживающую вас компанию пояснить все, что вам не понятно и главное, уточните сумму рассчитанного налога.

Бухгалтер должен обеспечить, чтобы все его бумаги были в порядке. Когда у вас нет системы хранения и управления документами, вы тратите кучу времени впустую. Просто вспомните, сколько иногда уходит времени на поиск той или иной бумажки из-за того, что, либо вы не положили ее на место, либо вообще не определили место для нее.

Правило 3. Регулярно проверяйте результаты текущей работы бухгалтерии

Регулярность проверок во многом зависит от того, как настроен учет. Для малого и среднего бизнеса удобно настроить синхронизацию учетных систем с главбухом на аутсорсе. Таким образом, операционный учет будет вестись в моменте, и вы будете уверены, что у бухгалтера есть все данные для своевременной сдачи отчетности.

Конечно, руководитель должен иметь общее представление о предмете, иначе не избежать лапши на ушах. Полезно иметь для себя периодичность уплаты различных налогов. И крайне важно настроить оповещения от налоговой так, чтобы все требования приходили руководителю, а не только главному бухгалтеру. Часто руководители даже не знают, что им начисляют штрафы и пени. Для него эти суммы надежно спрятаны в уплаченных налогах. Поэтому задайтесь вопросом: если придут требования налоговой, то куда они придут?

Правило 4. Внимательно подбирайте персонал на должность главного бухгалтера.

Если не знать всех нюансов бухучёта и налогообложения, конечно, трудно выбрать из множества претендентов достойного. Либо руководитель отдает предпочтение человеку с солидной внешностью, либо просто записям в трудовой книжке. На практике же главный бухгалтер не всегда оказывался тем специалистом, которого он рисовал из себя на собеседовании.В результате — проблемы в учёте. По большому счёту, как руководитель может понять, что бухгалтерия не справляется со своей работой?

Во-первых, если пришла налоговая проверка и насчитала большую сумму штрафов и пеней. Во-вторых, если к вашей фирме постоянно применяются налоговые санкции за несданную вовремя декларацию или позже срока уплаченные налоги. В-третьих, если на вашу просьбу найти накладную от поставщика за прошлый год бухгалтерия две недели ищет её в своих архивах.

Иногда проходит несколько лет, пока не проявятся результаты «работы» главного бухгалтера. Представляете, как много потом придётся восстанавливать, и вряд ли вновь принятый человек захочет разгребать всё это бесплатно.

Одним словом, подбор персонала на эту должность — рулетка. Чтобы избежать ошибок, опять же, рекомендую взять главбуха на аутсорс в компании из сети «1С:БухОбслуживание». Если от вас уходит бывший главный бухгалтер, и вы ему всё ещё доверяете, можно попросить его подобрать для себя замену. Однако, если он очень торопится уйти, его выбор может быть не очень тщательным, а процесс подбора финансового управленца — процесс серьёзный и потому долгий. Если все же хотите штатного бухгалтера, возьмите специалиста на аутсорс хотя бы на период поиска.

Правило 5. Напишите должностные инструкции

Смена руководителя любого отдела всегда влечёт за собой смену приоритетов. Когда приходит новый человек, начинаются перестройки: то оказывается, что программа не та (или её нужно срочно дописать), то нужно принять ещё сотрудников, а иногда, наоборот, приходится увольнять неугодных новому руководству подчинённых. Это выливается в финансовые затраты и во временное снижение эффективности работы отдела.

Работа финансовой службы, как и работа компании в целом, должна быть стандартизирована. Во-первых, это сделает бухгалтерский отдел более управляемым, а во-вторых, исключит неразбериху при смене финансового руководства. Ведь новый главный бухгалтер уже не будет устанавливать свои порядки, а будет действовать согласно прописанной ранее методике.

Стандарты можно разделить на три уровня: положение о системе бухгалтерского учёта на предприятии, руководства по ведению бухучёта и должностные инструкции.

Наиболее важным и общим является положение «О системе бухгалтерского учёта на предприятии». Это описательный документ, устанавливающий основные правила ведения бухучёта:

• краткое описание и основные требования к составлению документов, входящих в систему ведения бухгалтерского учёта;
• описание главных принципов классификации и группировки объектов учёта;
• список основных терминов и понятий, используемых в документах.

Руководства по ведению учёта занимают расписывают весь процесс ведения бухгалтерского учёта на предприятии. Их можно разделить на две группы:

• документы, в которых отражают способы формирования информации об объектах учёта (или руководства по бухгалтерскому учёту и отчётности),
• документы, в которых расписана организация функционирования финансовой службы предприятия (руководства по организации ведения бухучёта).

Эти руководства – детальное практическое описание процессов, происходящих в учёте и в самой бухгалтерии.

Примеры положений по организации учёта: «Положение о бухгалтерской службе организации», «Положение об организации первичного учёта», «Положение о документообороте» и т.д.

Должностные инструкции — документы третьего уровня. Это инструкции, которые расписывают конкретные операции в учётной работе бухгалтерских служб и персонала и регламентируют работу конкретных исполнителей. Инструкции можно подразделить на:

• рабочие инструкции, содержащие пошаговый алгоритм действий для каждого исполнителя (например, «Инструкция по отражению в учёте поступления и выбытия основных средств», «Инструкция по расчёту амортизационных отчислений» и т.д.);
• должностные инструкции сотрудников бухгалтерской службы.

Имея полный набор этих документов и добившись беспрекословного их выполнения, вы будете ограждены от некомпетентности персонала. Ведь многие, даже очень профессиональные сотрудники, лишены способности самоорганизации. Организовать их — задача руководства.

Чтобы избежать проблем на этапе развития, когда вам нужно зарабатывать деньги, а не выстраивать систему, отдайте бухгалтерию на аутсорсинг. Не хотите зарываться в положения, инструкции и регламенты – возьмите на аутсорс хотя бы главбуха. Но проверенного – того, кто по договору отвечает за результат и оплачивает штрафы и пени за свой счет (если они будут). Обращайтесь к партнерам «1С:БухОбслуживание» - это уберет вас от финансовых дыр и лишних нервов. Удачи!

РЕКЛАМА

Сайт: https://1c-pfo.ru/