«Сократили бэк-офис до 19% от персонала и экономим 24 млн в месяц на зарплате»

Отношение к IT в бизнесе меняется. Вместо непонятных ранее инструментов появились решения, которые позволяют автоматизировать процессы компании и серьезно сэкономить. К тому же, пандемия ускорила внедрение цифровых технологий в бизнесе, в том числе, и в реальном производстве.

В 2020 г. «Деловой квартал» отмечает руководителей компаний, которые наиболее эффективно внедрили новые решения.

За создание системы управления, которая позже стала отдельным бизнесом:

Антон Малов, директор «Протон».

«Экономия на оплате труда офисного персонала достигла 24 млн руб. в месяц»

В 2013 г. в ГК «Агат» задумались о переходе на сервисный подход к управлению. На тот момент группа управляла 15 дилерскими центрами, где работали около 2 тыс. сотрудников. Директор компании «Протон» Антон Малов рассказал, что в то время в группе был «зоопарк решений»: подразделения работали в разных системах, многие данные либо доходили до руководства сильно искаженными, либо терялись. Контролировать выполнение задач и адекватно оценить ситуацию было сложно.

Для работы в «Агате» выбрали сервисный подход с моделью внутреннего заказчика. Все подразделения компании оказывают друг другу услуги. Оставалось создать каталог услуг, ввести норму времени выполнения и времени уточнения, а также норму трудоемкости задачи. С помощью нового подхода планировалось оптимизировать бэк-офис и автоматизировать управленческие процессы в компании.

К 1 декабря 2014 г. удалось создать систему (позже её назвали Gandiva), перенести в нее нужные данные и подключить к ней офис. После полугода работы, проект принес хорошие результаты: обнаружили проблемы в процессах, подсчитали время согласования, проанализировали время реакции, внедрили в подразделениях сбор кайдзен предложений — когда любой сотрудник может подать заявку на улучшение изнутри.

С помощью внедрения Gandiva «Агату» удалось сократить число офисного персонала в дилерских центрах с 36% до 19,7%. В среднем, это позволило начать экономить по 24 млн руб. в месяц на заработной плате. По словам Антона Малова, с 2012 по 2019 гг. в «Агате» количество продуктивного персонала выросло с 1,5 тыс. до 3,5 тыс. человек, а бэк-офис вырос всего на 38 сотрудников.

Со временем системой заинтересовались партнеры «Агат». Оказалось, что решение может применяться везде, где есть офис. Особенно важно это для распределенных компаний, которые присутствуют в нескольких городах.

После установки системы в других компаниях, мы начали получать обратную связь. Когда возникла необходимость поддерживать работу системы в других компаниях, мы поняли, что это должно стать отдельным бизнесом. Постепенно мы вынесли систему под управление компании «Протон». Gandiva используется в более чем 25 крупных организациях, а в данный момент мы ведем 10 крупных проектов, — рассказал Антон Малов.

В следующем году основной проект компании — Gandiva — ждет редизайн и новое ядро. Однако, помимо этого, «Протон» занимается внедрением 1С КОРП и оказывает услуги настройки инфраструктуры.

За один из самых масштабных проектов по автоматизации производства в металлургии:

Максим Клочай, генеральный директор «Русполимет»

«Работу производства можно контролировать в режиме реального времени»

В 2020 г. «Русполимет» завершил первый и основной этап внедрения комплекса программ для сбора и обработки корпоративных данных SAP S4/HANA.

Компании удалось построить архитектуру и создать концептуальный проект будущей системы, провести функциональное и интеграционное тестирования, доработать комплекс «под себя» — на предприятии сформировали внутреннюю команду консультантов, которые самостоятельно могут устранять наиболее критичные ошибки системы.

Теперь сразу несколько ключевых бизнес-процессов —от управления производством до бухгалтерии — объединены на единой IT-платформе. Обрабатываемые данные позволяют отслеживать работу подразделений в режиме реального времени.

Уровень доверия к системе перешел критическую точку, и сейчас вся компания живет в едином информационном поле, позволяющем эффективно управлять всеми бизнес-процессами предприятия, — рассказал генеральный директор «Русполимет» Максим Клочай.

Уже сейчас на предприятии продолжается второй этап внедрения системы. Идет работа над модулями по планированию производства и управлению персоналом, добавил он.

Так, по словам Максима Клочая, методологию решения для планирования производства разрабатывали более полугода, а ее запуск намечен на первый квартал 2021 г. — архитекторам проекта нужно изучить и учесть все факторы, которые влияют на работу. В «Русполимете» ожидают, что модуль планирования позволит сократить сроки выполнения заказов на всех этапах: от приема заявки до отгрузки, сделать процесс производства прозрачным, а конечный продукт — более качественным.

Модуль управления персоналом планируется внедрить в эксплуатацию в январе 2021 г. Он позволит автоматизировать базовые расчеты зарплаты и премий, учет рабочего времени. Кроме того, в модуле предусмотрены решения для подбора персонала, адаптации сотрудников, управления их эффективностью и мотивацией.

Дорожная карта по внедрению системы рассчитана на ближайшие четыре года. После внедрения управления персоналом и планирования производства, «Русполимет» начнет работу над модулями системы по управлению ремонтом оборудования и автоматической генерации технологических карт. 

За разработку собственной системы управления производством и документооборота, а также за изменение подхода к цифровизации бизнеса:

Петр Демченков, генеральный директор ГК «Алиди»

«Мы вводим продуктовый подход к процессу цифровой трансформации»

Уже 11 лет компания ГК «Алиди» последовательно автоматизирует основные бизнес-процессы на базе собственной системы Phoenix ALIDI, которая позволяет организовать эффективное взаимодействие как внутри организации, так и во внешней среде — с партнерами и клиентами.

За это время создано более 30 программных модулей, позволяющих быстро решать большой спектр рутинных задач, например, документооборот между подразделениями в разных городах, управление HR-процессами (согласование отпуска, учет командировок, учет корпоративной связи, процессы кадрового делопроизводства), согласование договоров с участием различных подразделений компании. Благодаря этому, согласование контрактов сократилось с полугода до нескольких недель и даже нескольких дней.

Сейчас система доступна как с компьютеров, так и с мобильных устройств — разработаны приложения для систем Android и IOS. В компании также активно используют мессенджеры, например, для взаимодействия с точками продаж и сбора данных об основных показателях используется бот в Telegram.

«Алиди» инвестирует в цифровые решения взаимодействия не только с клиентами, но и с потенциальными сотрудниками. Продвижение бренда работодателя активно осуществляется в социальных сетях и мессенджерах. Использование соцсетей позволяет существенно ускорить процесс поиска кандидатов, внедрение цифровой лидогенерации экономит время рекрутеров на 30-40%.

Реализовывать масштабные проекты компании помогают облачные вычислительные ресурсы. Использование этой масштабируемой инфраструктуры позволит, в том числе, «перевести в цифру» и бизнес-процессы аналитики и прогнозирования. Сейчас, к примеру, прогнозированием занимаются люди, но в будущем управлять товарными запасами, рассчитывать перемещение материальных потоков и прогнозировать спрос потребителей эффективнее поручить искусственному интеллекту.

Шагая в ногу со временем, в «Алиди» в целом задумались об изменении подхода к цифровизации:

Мы начали в этом году масштабный проект по трансформации нашего блока технологий. В его основе лежит изменение структуры нашей ИТ-организации, изменение подхода к созданию цифровых продуктов. Мы вводим роли лидеров продуктов, ИТ бизнес-партнеров, внедряем инструменты agile для управления продуктами внутри организации. Это требует серьезной перестройки компании и обучения большого количества сотрудников, как в ИТ департаменте, так и в логистике и отделах продаж. При внедрении новых подходов в ИТ мы, прежде всего, видим проект организационного совершенствования, переход от парадигмы заказчик-исполнитель к менталитету продуктовых команд, берущих полную ответственность за успех и развитие цифрового продукта для наших сотрудников, партнеров и клиентов, —сказал генеральный директор ГК «Алиди» Петр Демченков.

Материал подготовлен в рамках проекта «Человек года».

Источник фото: архив спикеров

О проекте «Человек года»:

Премия «Человек года» по версии издания «Деловой Квартал — Нижний Новгород» основана в 2007 г.

В 2020 г. статуэтка «Человек Года» будет вручена предпринимателям в номинациях:

• Инвестор года
• Производитель продуктов питания
• Промышленник года
• Женщина-предприниматель
• Ресторатор года
• Застройщик года
• Человек года в медицине
• Человек года в цифровой трансформации
• Человек-преодоление
• Человек года в организации событий

Главную премию — «Человек года» — получит персона, внесшая наиболее заметный вклад в развитие социальной среды, чей бизнес-подход вдохновляет конкурентов и партнеров.

Проект «Человек года» реализуется на следующих площадках:

• Специальный выпуск журнала «Деловой Квартал»
• Специальный раздел на портале
• Церемония награждения «Человек года»

Партнером номинации «Человек года в цифровой трансформации» стал банк «Открытие». 

Банк «Открытие» — универсальный банк, который предоставляет услуги в разных сегментах: корпоративном, инвестиционном, розничном, МСБ и Private Banking. Банк является флагманом группы «Открытие», в которую входят брокерские, страховые и другие компании-лидеры рынка. «Открытие» —надежный банк нашего времени!

Сайт: www.open.ru