Убеждаем руководство: 4 «денежных» аргумента за CRM для рекрутмента

С другой стороны, мы часто слышим от HR-руководителей, что убедить руководство купить новый сервис — проблема. Мы подготовили для вас тактику переговоров и четыре серьезных аргумента в пользу CRM для рекрутмента, которые можно нести на переговоры.

Но всё по порядку.

Тактика переговоров: перейти на язык цифр

Если HR-руководитель идет к бизнесу, нужно говорить с ним на одном языке — на языке цифр. Язык цифр короче и убедительнее. Сравните:

Верно по сути, но не убедит

Автоматизация — это тренд.

Нам станет удобнее. Процесс подбора станет лучше.
Закрывать вакансии станем быстрее

Верно по сути и убедит

Мы сократим сроки подбора с 45 по 20 дней.

Мы сократим расходы на подбор на N тысяч рублей в год.
Нагрузка на одного рекрутера вырастет с 7 до 12 вакансий.

Поскольку у руководителей всегда есть ощущение, что искать нового сотрудника очень долго, сокращение срока подбора — весомый аргумент. И это самая распространенная метрика в области подбора персонала.

Таких метрик может быть много, и их выбор зависит от задач компании.

Поэтому то, с чего стоит начать подготовку к обоснованию, — снять стартовые значения по ключевым метрикам, важным для вашей компании. Это нужно, чтобы понимать стартовое значение, влиять на него, применяя новые технологии в подборе, отслеживать прогресс и демонстрировать его руководству.

Аргумент 1: CRM снижает расходы на подбор

Первый и самый действенный аргумент — финансовый. Какой руководитель не захочет сэкономить на рутине и пустить бюджет на более важные вещи?

Показать, как это работает, можно на разных примерах — главное, чтобы иллюстрация была понятной и значимой для вашей компании.

Как только мы понимаем, какие каналы дают нам хороших кандидатов, мы туда инвестируем. Подумайте:

• Какие каналы дают вам выходы на работу, а на какие вы только тратите деньги и время на разбор откликов?
• Как вы храните базу? Если у вас узкоспециализированный подбор, то возможность закрыть вакансию, используя свою накопленную базу, увеличивается. Главное — сделать так, чтобы все коллеги могли пользоваться этим накопленным ресурсом.

Обычно рекрутер работает так: старается как можно быстрее набрать пул кандидатов, отбирает из них наиболее подходящих, проводит оценку, а потом вместе с руководством выбирает лучшего.

Стоимость привлечения кандидатов варьируется — например, у hh.ru есть четыре типа вакансий от 940 до 3000 рублей. Хотите рекламу на Facebook — также нужно платить. А ведь каналов может быть очень много. Если использовать их бездумно, себестоимость привлечения каждого нового кандидата растет, но действительно ли это добавляет качества найму? Тут CRM также приходит на помощь.

Первый плюс — анализ эффективности каждого из каналов. Например, в компании подключили новый сайт по поиску работы — понравилось, что там дешевле стоит отклик. В Talantix можно увидеть, какая судьба у кандидатов из этого канала. Случаются ли выходы на работу? Если нет, то в компании зря тратят бюджет на оплату канала и время на обработку откликов оттуда. Решение — проанализировать все каналы и отключить лишние.

В Talantix источник привлечения кандидата фиксируется автоматически или можно добавить свой; воронка кандидатов покажет конверсию каждого источника.

Второй плюс — с CRM удобно вести базу кандидатов. Никакой горы папок на компьютере, таблиц в Excel и ручной загрузки резюме. Когда у рекрутера есть удобная и качественная база, а резюме добавляются в один клик, не обязательно тратиться на маркетинг — нужный человек может ждать своего часа внутри Talantix.

Например, год назад в компании уже искали дизайнера, рекрутер идет и смотрит старую базу — там могут быть подходящие кандидаты на новую должность, или они могут кого-то посоветовать.

В базу Talantix автоматически попадают кандидаты, пришедшие через HH, а других можно добавить вручную.

Поскольку на рекрутмент-маркетинг нужны бюджеты и время на работу с новыми кандидатами, возможность сэкономить в этом направлении — самый серьезный аргумент. Вот что говорят наши клиенты:

Наталья Манапова, директор по персоналу ООО «МЦСМ «Евромед»

«Теперь мы получили полную и прозрачную систематизацию работы с кандидатами, видим историю прежних откликов, у нас ничего не теряется, мы все помним про кандидатов. Недавно мы за 3 дня приняли решение по бухгалтеру, взяв кандидата из прежнего поиска, не тратя деньги на привлечение и время на разбор новых откликов».

Аргумент 2: CRM сокращает сроки найма на 30%

Благодаря автоматизации рутины и ускорению согласования кандидатов с руководителями сокращается срок закрытия вакансий. По нашему опыту — на 30% и более.

В Talantix вы можете отслеживать этот эффект в разделе «Аналитика»: вы увидите, какие вакансии закрываются быстрее — по каким направлениям, в каких регионах, у кого из рекрутеров.

Наглядная аналитика поможет мониторить рабочие процессы и прогресс без лишних разговоров и не дергать людей по мелочам. Это ценят руководители:

Анна Голикова, директор по персоналу в MedPoint24:
«Нам очень нравится, что в Talantix видно воронку — ясны причины отказов, можно давать по ним комментарии рекрутеру. Мне как руководителю это очень удобно: разговоры по кандидатам стали четче и короче, что экономит массу времени.
Также я вижу загруженность каждого из своих рекрутеров, что очень удобно при удаленной работе. Знаешь, кто чем занят, как продвигается работа. Так всем спокойнее, и не возникает лишних вопросов. Да и рекрутеру хорошо, что его не дергают по мелочам».

Аргумент 3: экономия в бюджете в 10 раз и сокращение сроков найма на 30%

От технологий действительно никуда не деться — это хорошо продемонстрировала история с пандемией. Работа в распределенных командах перестала быть «прогрессивным подходом» и стала необходимостью. Те компании, которые и раньше работали удаленно, оказались далеко впереди. История с CRM аналогична: за автоматизацией наше будущее, и чем раньше придет осознание этого, тем лучше будет для бизнеса и для вас.

Хороший эксперт по личному развитию или по развитию бренда скажет вам, что важно уделять время стратегическим задачам, а не текучке. В контексте бизнеса это работает так: качественный подбор — сильная команда — рост и развитие бизнеса. И наоборот: плохой подбор — застой и потери.

Важно донести руководителю, что эффективный рекрутер — тот, у которого есть пространство и силы для важных решений, а не тот, который утонул в отчетах или полдня сортирует резюме по папкам. Именно время дает нужные ресурсы, а получить его можно с помощью CRM — сокращая рутину.

Вот некоторые из обязанностей рекрутера, которые можно автоматизировать:

• загрузка резюме в базу;
• добавление контактов соискателей в телефон;
• негативная обратная связь — благодаря шаблонам и рассылке писем прямо из CRM соискатели получают персонализированные отказы, а рекрутер тратит в несколько раз меньше времени;
• написание еженедельных, ежемесячных, ежеквартальных и других отчетов;
• поиск дублей и объединение двойников в базах резюме — для соискателей из больших городов иметь от трех до десяти резюме стало нормой.

Когда рекрутер меньше времени тратит на рутину, быстрее проходят другие этапы подбора. К тому же CRM создает единое пространство для коммуникации и согласования кандидатов: рекрутеры общаются между собой и с нанимающими менеджерами прямо из системы, оттуда же общаются с соискателями в Viber или в WhatsApp.

Вот как это сделали в Mama Brands. Вместо того чтобы нанимать нового человека и тратить на него полмиллиона рублей в год, они автоматизировали большую часть рутины. И платят за Talantix для всей команды всего 42 тысячи рублей.

Дарья Фильченко, директор по персоналу Mama Brands

«На российском рынке наша компания уже 7 лет: мы разрабатываем и производим продукты для сферы красоты и здоровья. Сейчас у нас два офиса, где работает около 100 человек. Сперва работали только в Воронеже, но весной 2019 года компания решила расширяться, и появился офис в Москве. Запуск региона потребовал нового штата сотрудников, а значит — у рекрутеров появилось больше работы».

Расширять отдел не собирались, но нагрузка возрастала, поэтому решили: если нельзя увеличить человеческие ресурсы, нужно больше автоматизации. На помощь пришел Talantix.

Команда очень рада внедрению: не нужно тратить время на отчеты, удобно использовать шаблоны для рассылки писем, в том числе для негативной обратной связи. Также мы используем функцию автофильтра, что ускоряет подбор. А еще нам нравится, что прямо из системы можно написать соискателю в Viber или в WhatsApp.

Если говорить цифрами, то сейчас Talantix обходится компании в 42 тысячи рублей в год. Наём еще одного штатного рекрутера обошелся бы в разы дороже. Если зарплата рекрутера — примерно 40 тысяч рублей на руки, то CRM окупится уже в первый месяц.

Аргумент 4: CRM повышает качество найма и снижает затраты на подбор

В финансовом отчете каждой компании есть графа — прибыль на одного сотрудника компании. Можно ли увеличить этот показатель еще на этапе найма? Ответ — да, и с этим также поможет внедрение CRM.

Главное преимущество CRM-системы — с ней вы находите слабые места подбора и оптимизируете его на каждом из этапов. Бывает ли, что рекрутер провел кандидатов через все этапы воронки, но никто из них не подошел? Или кто-то понравился, но в последний момент отказался от оффера? Или человека взяли в команду, а он не прижился и скоро ушел? Все эти сценарии — результат ошибок и недосмотров во время поиска, с каждым из них компания теряет деньги. Причины таких промахов разные — несовпадение ценностей, несоответствие квалификации или, наоборот, ее избыток, неготовность к изменениям.

Чтобы не попасть в ловушку, команде важно уделять внимание таким моментам:

• проверять, все ли хорошо с заявкой на подбор: если в ней что-то упущено или она не соответствует профилю компании, будут ошибки с наймом;
• фиксировать мотивацию кандидата на каждом из этапов, если этого не делать, можно получить отказ уже после оффера;
• анализировать неудачные наймы, если такие были, — CRM поможет восстановить историю найма по любому кандидату, в системе сохраняются все данные и переписка;
• анализировать причины увольнений — например, провести выходное интервью и узнать, почему сотрудник решил уйти.

А вот удачный подбор может прибыль увеличить. Каким образом? За счет максимального контроля и согласования:

• С помощью автофильтров отсеиваются заведомо неподходящие кандидаты.
• Четкое и своевременное общение, а также согласование в один клик — важные элементы успешного найма.
• Разноуровневая аналитика делает процесс подбора прозрачным и позволяет его корректировать — источники кандидатов, анализ воронки, причины отказов, загруженность рекрутеров и скорость закрытия вакансий.

И, наконец, совет от Гюзель Гараевой, основателя и управляющего партнера онлайн-школы «HR-Компас»:

«Рекомендую использовать следующие шаги при продвижении подобного проекта в компании:

1. Снять обратную связь по удовлетворенности сервисом подбора: опросите генерального директора, руководителей и сотрудников.
2. Выявить и измерить стартовые значения ключевых показателей, важных для компаний: расходы на подбор, скорость найма и т. д.
3. Сделать прогноз улучшения по этим метрикам.
4. Подготовить убедительную речь с цифрами: задачи, целевые метрики, инструмент для достижения цели — CRM для подбора.
5. Поговорить в частном порядке с руководителями, близкими к принимающему решение, и презентовать речь, выслушать возражения, заручиться поддержкой.
6. Внести поправки в свою речь.
7. Обсудить идею с генеральным директором.
8. Презентовать идею на общем собрании».

Чтобы кого-то в чем-то убеждать, нужно тщательно подготовить почву и прийти к заинтересованным в улучшениях руководителям. А потом, когда будут результаты, не забывайте их активно пиарить. Это поможет вашему авторитету, продвижению по карьерной лестнице, и в следующий раз убеждать будет проще.